É fácil sentir que "perdemos tempo em coisas repetitivas". É mais difícil pôr um número a isso. Aqui fica um exercício simples para chegar lá em cinco minutos.
Passo 1: Liste as tarefas repetitivas da semana
Peça à sua equipa que anote, durante uma semana normal, todas as tarefas que fazem mais do que três vezes: responder a emails-tipo, atualizar folhas de cálculo, copiar dados, agendar reuniões.
Passo 2: Meça o tempo por tarefa
Não precisa de rigor científico. Uma estimativa honesta chega: "esta tarefa demora cerca de 10 minutos e fazemo-la 15 vezes por semana" já dá 2,5 horas semanais só ali.
Passo 3: Some tudo e multiplique pelo custo da hora
Pegue no total de horas semanais gasto em tarefas repetitivas e multiplique pelo custo médio da hora de quem as faz. É comum este número, ao fim do mês, ultrapassar largamente o que custaria automatizar o processo.
Uma empresa com 4 pessoas a perder 5 horas por semana cada uma em tarefas repetitivas está a gastar o equivalente a meio funcionário a tempo inteiro, todos os meses, sem nada de novo em troca.
O que fazer com este número
Depois de ter uma estimativa, a pergunta muda de "será que vale a pena automatizar?" para "qual destas tarefas automatizamos primeiro?". É exatamente por aqui que uma análise gratuita ajuda: mapear as tarefas com maior retorno antes de gastar um euro.
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